par Chaque jour, les entreprises produisent des tonnes de documents contenant des données confidentielles. Ces documents sont généralement conservés pendant une période donnée puis sont détruits. La destruction de ces archives est régie par des règles législatives très strictes. Voici en quelques lignes ce que dit la loi sur la destruction des archives d’une entreprise.
Qu’entend-t-on par destruction d’archives selon la loi ?
La destruction des archives est une procédure naturelle qui consiste à l’élimination des documents dont la durée de conservation est expirée. Selon la loi, les points à retenir pour la réussite d’une opération de destruction d’archives sont divers. Il faut d’abord préciser que ce genre d’opération consiste à éliminer tous les documents sans possibilité de reconstitution.
Cela vise à assurer la sécurité des données confidentielles des particuliers ou de l’entreprise. La loi indique que le sort final de la destruction des archives est déterminé par la politique d’archivage. Toute destruction d’archive légale doit être faite selon un processus très clair et précis. Le propriétaire doit donner son aval avant toute destruction de ses données confidentielles.
Comment procéder légalement à la destruction des archives ?
La destruction des archives s’opère généralement suivant un certain nombre de démarches et procédures. Il s’agit de l’établissement d’un bordereau d’élimination, d’un certificat de destruction et de la phase de la destruction elle-même.
Établissement d’un bordereau d’élimination
La destruction des archives vise plusieurs objectifs à savoir :
– La garantie de la confidentialité des informations ;
– L’assurance de l’inaliénabilité des archives publiques ;
– La protection du propriétaire des malversations d’une tierce personne.
Selon la loi, il faut établir un bordereau d’élimination avant toute tentative de destruction des archives. Ce bordereau engage une entreprise professionnelle de destruction des archives et le demandeur de la destruction.
Il s’agit d’une pièce réglementaire qui permet de garder une trace de la demande de destruction des archives. Il consiste également à décharger le demandeur de l’élimination des archives de toute responsabilité de conservation définitive des documents. Ce bordereau doit être bien rempli et conservé de façon définitive.
Établissement d’un certificat de destruction
En plus du bordereau d’élimination, la destruction des archives nécessite l’établissement d’un certificat de destruction. Le certificat de destruction doit être délivré par l’entreprise professionnelle ou le spécialiste en destruction des archives.
En réalité, ce certificat n’est qu’une pièce supplémentaire au bordereau d’élimination, mais qui a une grande importance. C’est pour cela qu’il doit être conservé jalousement. Cela permet d’éviter tout problème de falsification de documents ou toutes autres embrouilles allant dans ce sens.
Destruction des documents
Après l’établissement des différentes pièces, l’entreprise de destruction peut procéder à la destruction des archives. Il est conseillé que la destruction des archives physiques soit réalisée après leur numérisation. Ce cas de destruction nécessite une attention très particulière.
Pour cela, le droit des contrats a instauré une présomption de fiabilité, en ce qui concerne la reproduction à l’identique. En raison de la sécurité des données, il faut procéder à une dilacération très fine des documents avant tout recyclage.
Pourquoi faire appel à une entreprise spécialisée pour la destruction de ses archives ?
On se demande généralement s’il faut détruire ses documents en interne ou faire appel à une entreprise spécialisée. Il est plus conseillé de faire appel à une entreprise de destruction pour éliminer ses archives. Tout d’abord, il est très coûteux de détruire ses archives en interne car cela peut entraîner des coûts cachés.
De plus, la méthode de destruction utilisée en interne peut être entachée d’erreurs et de fraudes. En cas de besoin de destruction d’archives à Vincennes, plusieurs entreprises sont disponibles pour apporter leur soutien. Ces entreprises inspirent plus confiance et travaillent conformément à la réglementation légale. Elles offrent un service fiable, efficace et de qualité.
